会议接待方案及流程

“方”即方子、方法。“方案”，即在案前得出的方法，将方法呈于案前，即为“方案”。通过制定方案，我们可以有计划地推进工作，逐步实现目标，提高工作效率和质量。以下是小编为大家收集的方案范文，欢迎大家分享阅读。

会议接待方案及流程篇一

销售部在获取客户在宾馆举办会议的信息后，应着手做以下工作:

1、及时与会务方负责人进行联络

(2)若属大型、重要的会议接待，在和客户商定有关接待细节后，应及时向部门主管领导汇报情况，由部门主管领导召开协调会议，统筹整个会议的接待工作。

2、落实会议场地和房间数量

在会议洽谈协商的过程中，应和会务方具体负责人详细讨论有关的会议细节，做好记录，尤其应尽快落实是否有适合客人要求的场地和客房。当确认场地及客房可按客户要求提供后，应向餐饮部、房务部发出预留场地及房间的通知书。

3、商谈价格

当确认场地及客房的安排没有问题后，应根据实际情况给客户提供清晰的价格。如该活动涉及多项内容，应会同有关部门对某些价格进行调整及平衡。

价格政策是相对固定的，如超出自己的权限，应及时向主管领导请示。

4、签订会议协议，收取会议押金

5、下发会议接待通知单

6、会议接待

7、会议结账

8、会议送别

9、会议结束

会议结束，视需要召开总结会，分析会议接待的得失，并将客户意见反馈至相关部门，同时销售部应做好回忆资料的存档工作;对有新闻价值的会议接待活动，可撰稿送媒体发表。

二、房务部接待程序:

房务部接到销售部所下发的会议接待通知单后，应做到:

1、会议接待的前期工作

(1)熟悉、了解会议接待通知单的内容;

(2)了解结算方式，收费项目、联系人和费用签单人;

(4)落实房间配备的鲜花、水果标准及总经理名片、致意卡等;

(5)落实参会嘉宾是否乘专梯，客人是否分批到达;

(6)负责会议嘉宾报到时房卡的分发等。

2、会议排房

按会议接待要求安排相应的房间，在房类资源充足的情况下，房间安排力求集中，同时也可选择安排同类客房中处于状态的房间。

3、会议空房

确认会议定房，落实好具体房间后，将预定内容输入电脑并确定房号。

4、会议嘉宾入住

(3)当会议宾客抵店后，按会议接待安排及正常接待程序为客人办理入住手续，并由行李员及时运送客人的行李。若遇问题，及时与销售部会议接待负责人联系。

5、会议嘉宾离店

(1)礼宾官接待信息，应及时协助客人收送行李;

(2)前台收银处快速结账;

(3)协助客人安排好车辆。

6、关注重要宾客的消费习惯，收集整理客史资料。

三、餐饮部接待程序

餐饮部接到由市场销售部下发的会议接待通知单后，应做到:

1、会议接待前期工作

(2)根据会议接待通知单及会务方的要求，至少提前半天布置会场;

(4)提前两天跟进会务方及销售部会议联络人，确定会议茶歇、用餐餐标及特殊要求，并为会议客人预留用餐场所。

2、会议接待中

(1)安排优秀礼仪人员，在会议召开前40分钟到场，引领参会嘉宾;

(2)跟进会议服务及协助客人处理会间特殊事项;

(3)协助销售部会议联络人及财务部收银员及时理清会议帐务，准备与会务方负责人结账。

3、会议结束

(1)宴会服务人员跟进会议结帐工作;

(2)帮助会议客人整理会议遗留物品。

4、会议用餐及送别

(1)引领会议客人用餐，并提供优质服务;

(2)做好餐饮帐务的结账工作。

5、送别

(1)恭送会议客人，为宾客留下美好感受;

(2)客人离店后，若遗留下贵重物品，应尽快联系交换客人。

6、整理会议客户资料，总结会议接待得失。

会议接待方案及流程篇二

会议接待方案及流程篇三

与会议主办方洽谈，了解会议要求及所需服务项目。

提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息，并制定完备的会议预案书给会议方。

派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。

确定方案，签订合同，预付定金。

会议接待。专人负责机场，车站的礼仪、接站、公关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。

会前准备。准备好会议所需要的'会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。

会议场所。专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。

会议住宿。房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。

会议餐饮。用餐时间、用餐标准及特殊客人（xx）的确认。

会议旅游。旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。

会议娱乐。娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。

会议服务。会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。

1、结帐。提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐。

2、资料。会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册。

3、合影。会议期间参会人员集体合影，会议结束前冲印出来分发给每位与会人员以做留念。

会议接待方案及流程篇四

1、组织会务班子、明确工作职责。大型会议还要制定详细的会务工作方案。

2、发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。

3、印刷会议日程，编排好会议程序，制定注意事项。

4、大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。

5、大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、请柬等。

6、会场布置、会场布置要充分体现会议气氛。

（1）悬挂会标、徽记、旗帜登。

（2）设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，拜访席签、话筒，并保证音响效果。

（3）确定会议桌摆放形式，明确划分分会场区域，并使与会者明确。

（4）保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。

（5）摆放适宜花卉。

7、后期服务工作。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排。

8、做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。

9、进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。

1、会务人员提前1小时到达会场，反复检查会场准备情况。

2、搞好会议签到、材料分发。

3、落实主席台领导、发言人是否到齐。

4、按预订方案组织与会人员由前向后以此就座。

5、维持好会场秩序。会议开始前5分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场；开会期间关闭手机，一般不允许找人，无关人员不准进入会场。

6、做好会议纪录，写好会议简报。

7、组织照相。

8、为与会人员预订车、船、机票等。

1、会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席签等。

2、组织送站。根据与会人员离会时间，提前安排车辆、送站人员等。

3、做好会议文件的清退、收集、归档工作。

4、做好会议报道工作。

会议接待方案及流程篇五

1、与会议主办方洽谈。

2、向会议主办方供给会议接待策划方案和报价。

3、邀请会议主办方实地考察会议举办场所。

4、与会议主办方确认会议接待方案。

5、与会议主办方签订会议接待合同，顺便要定金。

6、准备会议资料。(含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。)

(二)跟进工作:

1、机场、车站:专人、专车分批分时段按要求接站。

2、会议酒店现场:会议秘书分发会议资料，来客接待。

3、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。

4、会议秘书在会议接待(报到)处协助会务组确认和分发房间，确认vip用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。

5、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。

6、提前确认会议代表(客户)的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。

7、确认旅游公司为该会议供给的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜(日程安排、房餐车导游等安排)。

8、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。

9、确认特殊客人(如伟大的领导少数民族代表、vip、残障代表及家属等)的安排及接待工作。

10、协调会议期间的交通工具的安排。

11、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。

(三)会后工作:

1、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。

2、会议资料、领导讲话稿、、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。

3、与会议主办者的费用结算工作。

4、欢送代表工作。

(四)会议的筹备工作:

1、根据会议规模，确定接待规格。设定待规格。

2、发放会议通知和会议日程。会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称，会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等资料。通知后面要注意附回执，这样能够确定受邀请的人是否参加会议，准备参加会议的是否有其他要求等。对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。这个路线图避免了与会者问路的许多麻烦。

会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排，它是人们了解会议情景的重要依据。它的形式既能够是文字的也能够是表格的。它能够随会议通知一齐发放。

3、会场的布置。

会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。一般大型会议，根据会议资料，在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的简便盆景、盆花;为使会场更加庄严，会议桌上可悬挂或摆放国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上如需摆放茶杯、饮料，应擦洗干净，摆放美观、统一。坐席的配置要和会议的风格和气氛统一，讲究礼宾次序，主要有以下几种配置方法:圆桌型，如果是使用圆桌或椭圆形桌子。这种布置使与会者同领导一齐围桌而坐，从而消除不平等的感觉。另外，与会者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交换意见。座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同应对面做，来宾的领导应坐在朝南或朝门的正中位置，企业领导与上级领导相对而坐。同级别的对角线相对而坐。因为为尊者享有优先知情权。教室型，这是采用得最多的一种形式，它适用于以传达情景、指示为目的的会议，这时与会者人数比较多、并且与会者之间不需要讨论、交流意见。这种形式主席台与听众席相对而坐。主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。主席的座位以第一排正中间的席位为尊位。

(五)会议的接待礼仪:

一是会前检查。这是对在准备工作阶段研究不周或不落实的地方进行的补救。比如检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。

二是提前进入接待岗位。接待人员应当在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。一般的`接待工作分以下几个岗位。

1、签到。设一张签字台，配上1-2名工作人员，如果是要求接待档次比较高，能够派礼仪小姐承担。签字台北有毛笔、钢笔和签到本。向客人递钢笔时，应脱下笔套，笔尖对自我，将笔双手递上。如果是毛笔，则应蘸好墨汁后再递上。签到本应精致些，以便保存。如需要发放资料，应礼貌地双手递上。接待人员应经常向会议组织者汇报到会人数。

2、引座。签到后。会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。对重要领导应先引入休息室，由企业领导亲自作陪，会议开始前几分钟再到主席台就座。

3、接待。与会者坐下后，接待人员应递茶，或递上毛巾、水果，热情向与会者解答各种问题，满足各种要求，供给尽可能周到的服务。

(六)会议的服务礼仪:

1、所有员工统一外着公司西服套装工作服，男士内穿蓝色衬衣工作服，女士内穿白色衬衣工作服，服装应完好、无污渍，扣子齐全，不漏扣、错扣。打好领带，配穿皮鞋，上衣袋不装东西，裤袋少装东西，并做到不挽袖口和裤脚。佩戴工号牌。

2、接待时注意力集中，展现良好的精神状态，无疲劳状、忧郁状和不满状。立姿端正，抬头、挺胸、收腹、双手自然下垂。行走步伐有力，步幅适当，节奏适宜。

3、避免在客户面前打哈欠、伸懒腰、打喷嚏、挖耳朵等，实在难以控制时应侧面回避。与领导、客人交谈时，要神态专注，表情自然，表达得体，不得背手、袖手、抱手或抄手，不要左右晃动和抓耳挠腮。

4、会议进行中的服务尽量要做到稳重、大方。如果操作不慎，出了差错，应不动声色地尽快处理，不能惊动其他人，不能慌慌张张，来回奔跑，将与会者的注意力引到自我身上，否则，这将是极大的工作失误。

5、服务会议应紧凑，不要出现冷场的局面。这就要求各个工作人员“严阵以待”，做好各项准备工作。

6、要做好会后服务的准备。会议进行之中，就应为会后服务做好准备。如，会后要照相，就应提前将场地、椅子等布置好，摄影师做好摄影的准备。另外，会后的用车也应在会议结束前妥善安排。

(七)会后服务:

会议结束后，全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作。

1、组织活动会议结束后，有时还会安排一些活动。如联欢会、会餐、参观、照相等，这些工作很繁琐，应有一位领导统一指挥和协调，并且这位领导要有很强的组织本事才能胜任，同时其他接待人员要进取配合，各负其责，做好自我分担的工作，以保证活动计划的顺利实施。

2、送别根据情景安排好与会者的交通工具，使其愉快、及时地踏上归程。

3、清理会议文件回收有关文件资料，整理会议纪要，会议总结。